Politique de confidentialité

Entrée en vigueur : XXXX

La présente Politique s’applique à toutes les données à caractère personnel traitées par les entités du Réseau ComptaCom en France et en Union Européenne, agissant en qualité de responsables de traitement.

Certains liens présents sur nos sites Internet peuvent vous rediriger vers des sites Internet n'appartenant pas au Réseau ComptaCom. Ceux-ci sont dotés de leurs propres politiques ou chartes de confidentialité ou de protection des données qui peuvent différer des nôtres : il vous appartient d’en prendre connaissance.

Les sociétés du Réseau ComptaCom ont leur propre existence légale et disposent d’une personnalité juridique autonome. La société qui a créé le présent site internet appartient au Réseau ComptaCom. Les termes « ComptaCom » et « le Réseau ComptaCom » sont parfois utilisés pour des raisons pratiques et désignent de façon générale l'ensemble des sociétés du Réseau.

ComptaCom a mis en ligne ce site internet afin de vous présenter certaines activités du Réseau ComptaCom. Les informations sont fournies dans le cadre de cette information générale, sans garantie d'adéquation à un besoin particulier d'utilisation. ComptaCom peut les modifier, mettre à jour, à tout moment et sans préavis.

Avant-propos

Introduction

ComptaCom (dont le siège social est situé 247 Avenue des Français Libres, 53000 LAVAL), en sa qualité de responsable du traitement, attache une grande importance à la protection et au respect de votre vie privée.

Les différentes entités du Réseau ComptaCom collectent également des données à caractère personnel dans le cadre de leurs missions et sont à ce titre responsables de traitement. Les coordonnées des différentes entités sont disponibles à l’adresse suivante : Liste des cabinets du Réseau ComptaCom 

Le Réseau ComptaCom est pleinement conscient de l’importance de la vie privée et de la protection des données personnelles à l’ère du numérique et s’engage à assurer une protection adéquate des données personnelles à l’égard de toutes les personnes avec qui elle entretient des relations. Cela inclut, notamment :

  • Les utilisateurs de nos produits et services, en ce inclus les utilisateurs de nos sites internet et de nos applications ;
  • Les représentants de nos cocontractants et de nos partenaires commerciaux ;
  • Les candidats dans le cadre de nos opérations de recrutement.

Si des données à caractère personnel sont traitées, nous respectons les dispositions légales concernant la protection des données personnelles en vigueur.

La présente politique de protection des données personnelles décrit nos règles concernant le traitement des données personnelles soumises dans le cadre de nos services et strictement nécessaire pour mettre à votre disposition un site web, des contenus et des services fonctionnels.

Le terme « données personnelles » désigne les informations relatives à une personne physique identifiée ou identifiable.

Veuillez noter que cette politique de confidentialité est susceptible d’être modifiée ou complétée à tout moment par ComptaCom, notamment en vue de se conformer aux changements apportés aux lois et réglementations concernant la protection des données. Dans un tel cas, la date de sa mise à jour sera clairement identifiée en tête de la présente politique. Ces modifications engagent l’utilisateur dès leur mise en ligne. Il convient par conséquent que l’utilisateur consulte régulièrement la présente politique de protection des données et d’utilisation des cookies (lien vers page sur pol. de confidentialité) afin de prendre connaissance de ses éventuelles modifications.

De quelle loi relève ComptaCom pour la gestion des données personnelles ?

Ayant son siège social en France, ComptaCom et les entités du Réseau ComptaCom sont exclusivement soumises à la réglementation française et européenne en matière de données personnelles et aux avis émis par la Commission nationale de l’informatique et des libertés (CNIL) auprès de laquelle vous pouvez introduire une réclamation.

Généralités sur le traitement de données

Cette Politique s’applique à toutes les activités de traitement mises en œuvre par les entités du Réseau ComptaCom à l’égard des personnes avec qui elles entretiennent des relations dans le cadre de leurs activités et de leurs relations d’affaires (commande de logiciel ou de services par exemple).

Des mentions d’informations spécifiques relatives à la protection de la vie privée et des données personnelles (« Mentions d’information ») et/ou des formulaires de recueil du consentement vous seront communiqués si nécessaire, dans les situations particulières où le Réseau ComptaCom pourrait traiter vos Données Personnelles. Ces Mentions d’Informations décriront plus en détail comment vos Données Personnelles seront utilisées dans le cadre du traitement en question.

Les données vous concernant que nous sommes amenés à collecter varient en fonction du traitement en question et portent sur :

  • votre identité telles votre nom, votre genre, vos date et lieu de naissance, ou encore toute autre information présente sur vos justificatifs d’identité ;
  • vos coordonnées de contact telles que votre adresse postale, adresse de messagerie électronique, numéros de téléphone ;
  • d’autres informations personnelles et/ou professionnelles vous concernant ;
  • les informations relatives à notre relation commerciale, vos commandes, vos instructions, les canaux de communication que vous utilisez avec nous, vos historiques de commande, vos réclamations ;
  • les informations que nous utilisons pour vous identifier et vous authentifier et toute autre information que nous pourrions recevoir de sources externes pour nous assurer de votre identité ;
  • des données de localisation géographique (à propos des entités du Réseau ComptaCom que vous fréquentez par exemple) ;
  • toute information contenue dans la documentation client, ou encore dans les formulaires que vous pourriez compléter en tant que prospect ;
  • les données recueillies grâce aux cookies. Nous utilisons des «cookies» et des technologies similaires sur nos sites Internet et dans les messages électroniques afin de vous reconnaître, nous souvenir de vos préférences et vous présenter un contenu susceptible de vous intéresser.
    Plus de détails sur les cookies et la façon dont nous les utilisons sur notre page dédiée (lien).
  • les enregistrements de toutes les correspondances et communications entre nous, comprenant les appels téléphoniques, les messages électroniques, les messageries instantanées, les communications sur les réseaux sociaux ou tout autre type d’échanges et de communications ;
  • toute information dont nous avons besoin pour répondre à nos obligations légales et réglementaires, notamment vos données de transactions financières, les informations nécessaires à la détection de toute activité suspicieuse ou anormale vous concernant ou concernant les personnes avec lesquelles vous êtes en relation.
  • toute information nécessaire à l’exécution du service objet d’un contrat ou d’une lettre de mission signée avec une entité du Réseau ComptaCom et pouvant concerner les dirigeants et les salariés de l’entreprise cliente.
  • pour mener à bien les opérations/missions confiées par nos clients ; réaliser nos prestations de services (Missions Comptable, Juridique, Sociale) ; répondre à vos demandes ; garder une trace de nos interactions et nos entretiens, comme lorsque vous nous contactez pour obtenir des informations ou obtenir assistance ;
  • respecter les obligations légales et réglementaires applicables ; veiller à la sécurité ; gérer les crises ; mener des opérations de prévention et des investigations ; procéder à des formalités administratives, des enregistrements, des déclarations ou des audits ;
  • pour constituer et gérer une base de données prospects ;
  • la gestion des newsletter et autre communication de même nature ;
  • vous fournir un accès à nos services en ligne, nos logiciels, nos plateformes et nos applications ; gérer vos comptes en ligne ; nous permettre de vous identifier et de vous authentifier ; vous fournir ou vérifier vos droits d’accès ;
  • développer et améliorer nos produits et services ; identifier les tendances et développer de nouveaux produits et services ; comprendre la façon dont vous interagissez avec nos services à travers votre équipement ; suivre et répondre aux problèmes de sécurité ; déterminer l’efficacité de nos campagnes promotionnelles ; procéder à des enquêtes ;
  • faciliter et assurer une assistance dans la fourniture de nos produits et services ;
  • gérer/suivre la relation commerciale avec nos clients et nous permettre de communiquer avec vous ; répondre à vos demandes et interrogations ; vous fournir des informations importantes telles que des informations administratives, notices obligatoires et des informations promotionnelles ; vous adresser des actualités et des informations au sujet de nos produits, nos services, nos marques et nos opérations ; organiser et gérer les événements professionnels, en ce compris la gestion de votre participation à de tels événements ;
  • gérer la facturation et les paiements ; vérifier vos informations financières ; faciliter les paiements futurs ;
  • répondre à des demandes émanant d’autorités administratives ou judiciaires en conformité avec le droit applicable ; répondre à une réquisition judiciaire, une injonction ou à tout autre décision d’une autorité judiciaire ou administrative ;
  • l’envoi de sollicitations (prospection commerciale).
  • gestion et suivi des avis clients traiter votre avis, les transmettre et vous adresser en retour une réponse, améliorer notre activité afin de mieux répondre à vos besoins ;
  • protéger nos droits et nos intérêts ; protéger la santé, la sûreté et la sécurité du personnel de ComptaCom et de ses locaux ; procéder à des audits internes ; gérer nos biens ; mettre en œuvre des systèmes et outils de contrôle de nos activités ; gérer l’administration de nos activités (finance, comptabilité, détection et prévention de la fraude) ; maintenir la sécurité de nos services et de nos opérations ; nous protéger contre d’éventuelles actions frauduleuses.

Selon le traitement de données en cause, ComptaCom traitera vos données à caractère personnel sur la base de l’un ou l’autre des fondements juridiques suivants :

  • votre consentement préalable lorsque vous avez clairement exprimé votre accord pour que ComptaCom traite vos Données Personnelles. En pratique, ceci signifie généralement que ComptaCom vous demandera de signer un document ou de suivre une procédure d’adhésion (« opt-in ») en ligne, ou de suivre toute procédure utile vous permettant de recevoir toutes les informations nécessaires et d’accepter clairement ou de refuser le traitement concerné
  • l’exécution d’un contrat conclu ou d’un engagement au titre duquel vous êtes et/ou nous sommes engagés. C’est à dire une relation contractuelle entre vous et ComptaCom : en pareil cas, le traitement de vos Données Personnelles est généralement nécessaire à la signature ou à l’exécution des obligations du contrat/lettre de mission ; par conséquent, si vous ne souhaitez pas que ComptaCom traite vos Données Personnelles dans ces conditions, ComptaCom pourra ou devra refuser d’entrer en relation contractuelle avec vous ou ne sera pas en mesure de vous fournir les produits ou services couverts par ce contrat/lettre de mission.
  • le respect d’obligations légales ou règlementaires applicables aux activités de ComptaCom ; par exemple, ComptaCom est tenue de conserver les factures clients et fournisseurs pendant une durée de 10 ans à partir de la clôture de l’exercice ; en matière de lutte contre le blanchiment de capitaux et le financement du terrorisme.
  • un « intérêt légitime » de ComptaCom au sens de la législation applicable en matière de protection des Données Personnelles. En pareil cas, ComptaCom tiendra compte de vos propres intérêts et droits fondamentaux pour déterminer si le traitement est légitime et licite. Par exemple : la prévention de la fraude, la prospection et l’animation, la gestion de la relation avec ses clients et prospects, l’organisation, l’inscription et l’invitation aux évènements de ComptaCom.

ComptaCom peut collecter vos Données Personnelles à partir de différentes sources :

  • Données que vous nous communiquez à travers différents supports, durant une inscription, ou l’utilisation d’application, à travers des enquêtes et toute autre interaction directe ou indirecte avec ComptaCom. Il peut s’agir par exemple de données que vous nous fournissez lorsque vous vous enregistrez pour participer à des évènements soutenus par ComptaCom, lorsque vous nous adressez une candidature en ligne ou une demande de renseignements etc.
  • Données que nous collectons automatiquement par exemple lorsque nous suivons vos interactions avec nos sites internet, nos plateformes, nos applications et nos services, au moyen, notamment, de cookies.
  • Données que nous collectons dans le respect de la loi applicable à partir de sources publiques, y compris les données publiées par vous sur différents supports.
  • Données que nous obtenons licitement de la part de tiers, par exemple lorsque nous avons besoin de confirmer vos données de contact ou vos informations financières. En pareil cas, nous recevons en général ces Données Personnelles de la part de tiers autorisés à le faire dans le cadre de leur propre politique de protection de la vie privée et des données personnelles ou dans le respect de la loi. Si nécessaire, nous vous informerons de l’identité de ces tiers aux termes des Mentions d’information applicables et vous inviterons à vous référer à leurs propres politiques de protection de la vie privée et des Données Personnelles pour en savoir plus sur l’origine de ces données et les conditions de leur collecte.

Pour les finalités décrites ci-dessus, nous pouvons être amenés à partager vos Données Personnelles avec les personnes ou entités ci-dessous :

  • d’autres sociétés du Réseau ComptaCom en ce compris toute société (nouvelle ou potentielle) du Réseau ComptaCom (issue d’une restructuration du Réseau ou consécutivement à l’acquisition d’autres sociétés/cabinets ou une opération de fusion avec d’autres sociétés/cabinets) ou toute société qui procède à l’acquisition de tout ou partie d’une société du Réseau ComptaCom ;
  • les membres autorisés du personnel ;
  • nos fournisseurs sélectionnés (sous-traitants, des mandataires, des prestataires de services), en ce compris les fournisseurs de services et vendeurs agissant selon nos instructions pour l’hébergement de nos sites, l’analyse de données, la réalisation de transactions, la fourniture d’équipements et services informatiques, service client, système de messagerie, audit, etc.
  • des partenaires ayant souscrit un contrat avec notre réseau et pouvant impliquer le recueil de données personnelles des utilisateurs du présent site notamment dans le cadre d’une demande de mise en relation exprimée par un utilisateur dans le cadre de notre plateforme d’achats ;
  • toute autorité administrative, judiciaire ou de contrôle (régulateurs), lorsque cela est requis en vertu du droit applicable, y compris en vertu de dispositions de droit étranger.
  • le cas échéant, des agences de recouvrement des créances, la cellule TRACFIN.
  • le cas échéant, nos conseils, avocats, huissiers, notaires, commissaires aux comptes, l’Ordre des Experts-Comptables.

ComptaCom peut être amenée à transmettre vos Données Personnelles à d’autres tiers, en quel cas vous en serez dûment informé aux termes des Mentions d’information applicables.

Dans tous les cas, ComptaCom s’assure que ces tiers :

  • s’engagent à respecter la législation applicable en matière de protection des données et les principes de cette Politique ;
  • traitent les Données Personnelles exclusivement pour les besoins décrits dans cette Politique ;
  • n’utiliseront les données à caractère personnel que dans le but spécifié par ses soins dans le contrat le liant au réseau ComptaCom et conformément aux objectifs définis dans le cadre de la présente Politique ;
  • mettent en œuvre les mesures techniques et organisationnelles de sécurité appropriées pour protéger l’intégrité et la confidentialité de vos Données Personnelles.

ComptaCom ne conservera vos Données Personnelles que pour la durée nécessaire à la réalisation des finalités pour lesquelles elles ont été collectées. ComptaCom vous précisera la durée de conservation exactes applicables au moyen des Mentions d’informations y afférent (le cas échéant). Par dérogation, ComptaCom peut être amenée à conserver vos Données Personnelles pour une durée supérieure, conformément à ce qui est autorisé ou prescrit par le droit applicable, ou dans la mesure où cela serait nécessaire à la protection de ses droits et intérêts.

Finalité des traitements réalisés par ComptaCom Durée de conservation maximale
Réalisation des missions confiées par le client ; Gestion et suivi de la relation commerciale ;

Gestion du fichier clients

Pendant le temps de la relation commerciale, puis pendant 3 ans à compter de la fin de la relation, à des fins d’animation et de prospection commerciale, sans préjudice des obligations de conservation applicables ou des délais de prescription
Comptabilité, notamment gestion des comptes clients 10 ans
Gestion de la facturation 10 ans
Gestion des newsletters et autre communication de même nature Jusqu’au désabonnement de la personne concernée
Constitution et gestion d’un fichier de prospects 3 ans à compter de la collecte ou du dernier contact émanant du prospect
L’envoi de sollicitations (emailings, télécopies…) 3 ans à compter de leur collecte ou du dernier contact émanant du prospect
Lutte contre le blanchiment et le financement du terrorisme Informations permettant de justifier l’opération : 5 ans à compter de l’exécution de l’opération

Nous avons mis en place un ensemble de procédures et de mesures organisationnelles et techniques pour assurer l’intégrité et la confidentialité de vos Données Personnelles et les protéger contre les accès, utilisations et divulgations non-autorisées. Ces mesures prennent en compte l’état de l’art, les coûts de mise en œuvre ainsi que la nature, le périmètre, le contexte et les finalités du traitement de données, ainsi que le risque et le danger pour les droits et libertés des personnes concernées.

Load More

Processus de traitement des données lors de la navigation/consultation du site Web et création de fichiers log

Si vous consultez notre site Web, nos serveurs Web enregistrent et collectent normalement le nom de votre fournisseur d’accès à Internet, votre adresse IP, le site Web duquel vous provenez, les pages que vous consultez chez nous ainsi que la date et la durée de la consultation. Ces données sont enregistrées dans les fichiers log de nos systèmes. L’utilisation de l’adresse IP se limite toutefois au périmètre techniquement indispensable et l’adresse est abrégée et donc utilisée anonymement afin qu’il ne soit pas possible d’attribuer l’adresse IP à un utilisateur. Les données ne sont pas reliées à des données à caractère personnel.

Ce traitement de vos données se base juridique sur notre intérêt légitime (art. 6 par. 1 point f RGPD) et constitue la base juridique de l’enregistrement temporaire des données.

L’enregistrement temporaire de l’adresse IP abrégée par nos systèmes est techniquement indispensable pour permettre l’affichage du site Web sur votre terminal mais aussi pour garantir sa sécurité. L’enregistrement dans les fichiers log a lieu pour assurer le fonctionnement du site Web. Il n’y a pas d’exploitation des données à des fins marketing dans ce cadre.

L’enregistrement des données pour mettre le site Web à disposition et le stockage des données dans des fichiers log sont absolument nécessaires pour assurer le fonctionnement du site Internet. Par conséquent, en tant qu’utilisateur, vous ne pouvez vous y opposer.

Traitement des données dans le cadre des services proposés sur le site Web

Différents services sont proposés sur notre site Web. Pour les utiliser certaines données à caractère personnel vous sont demandées. Cependant la transmission de ces données à caractère personnel par vos soins n'est jamais obligatoire et est toujours facultative.

Utilisation de nos formulaires de contact et de demande

Il existe sur le site Web des formulaires de contact et de demande pouvant être utilisés pour prendre contact avec nous par voie électronique.

Pour utiliser les formulaires de contact, vous devez indiquer les informations obligatoires marquées d’une étoile dans le champ de saisie correspondant (ex. votre adresse e-mail, nom, prénom). Toutes les autres informations sont optionnelles. Ces données à caractère personnel sont transmises au service responsable du traitement du cabinet et enregistrées dans nos systèmes. Au moment de l’envoi de votre message, la date et l’heure de la saisie sont également enregistrées. Votre autorisation de traitement des données est demandée dans le cadre de la demande.

Les données saisies par vos soins sont utilisées exclusivement aux fins de traitement de votre prise de contact. Dans nos formulaires en ligne, les champs obligatoires sont marqués par un astérisque. A défaut de réponse aux questions obligatoires, nous ne serons pas en mesure de vous fournir le(s) service(s) demandé(s).

L’art. 6 par. 1 point a RGPD est la base juridique du traitement de vos données à caractère personnel.

Les données sont supprimées dès la fin du processus de communication et vos données ne seront pas traitées à d'autres fins. Dans le cas où le contact deviendrait inactif, les données viendraient à être supprimées dans un délai de 3 années.

Vous avez la possibilité de révoquer à tout moment votre consentement au traitement des données à caractère personnel en remplissant notre formulaire d’exercice des droits (insérer lien direct). Dans ce cas, toutes les données à caractère personnel enregistrées dans le cadre de la prise de contact seront supprimées avec effet pour l’avenir. En fonction du moment de votre révocation, notre prise de contact avec vous ne sera plus possible, le cas échéant.

L'utilisation des Cookies

Les cookies sont des fichiers enregistrés sur le disque dur de votre ordinateur lors de votre navigation sur Internet et notamment sur le site. Ces fichiers permettent notamment de faciliter vos visites sur le site.

Lors de votre première connexion sur notre site web, vous êtes avertis par un bandeau en bas de votre écran que des informations relatives à votre navigation sont susceptibles d’être enregistrées dans des fichiers dénommés « cookies ». Notre politique d’utilisation des cookies vous permet de mieux comprendre les dispositions que nous mettons en œuvre en matière de navigation sur notre site web. Elle vous informe notamment sur l’ensemble des cookies présents sur notre site web, leur finalité et vous donne la marche à suivre pour les paramétrer. Vous trouverez des informations supplémentaires sur les cookies utilisés (y compris sur la façon dont vous pouvez les gérer et les supprimer) dans la Politique relative aux cookies (lien vers page web) publiée par ComptaCom sur son site Web.

Vos droits en tant que personne concernée

Conformément à la loi française « Informatique et Libertés » et au Règlement européen 2016/679 du 27 avril 2016 (RGPD), en vigueur au 25 mai 2018, vous disposez des droits suivants concernant les traitements de vos données à caractère personne  :

  • Droit d’accès (art. 15 RGPD)
  • Droit de rectification (art. 16 RGPD)
  • Droit à la limitation du traitement (art. 18 RGPD)
  • Droit à l’effacement (art. 17 RGPD)
  • Droit à la portabilité (art. 20 RGPD)
  • Droit d’opposition (art. 21 RGPD)
  • Droit de donner des directives après votre mort (art. 40-1 de la loi dite "Informatique et Libertés")

Cependant, en raison de l’obligation de sécurité et de confidentialité dans le traitement des données à caractère personnel qui incombe à ComptaCom, vous êtes informé que votre demande pourrait, uniquement en cas de doute raisonnable concernant votre identité, être traitée sous réserve que vous rapportiez la preuve de votre identité par la production d’une copie d’un titre d’identité valide.

ComptaCom s’engage à répondre à votre demande d'exercice d'un droit (d’accès, de rectification, d’opposition, etc ...) ou toute autre demande complémentaire d’informations dans un délai raisonnable qui ne saurait dépasser 1 mois à compter de la réception de votre demande.

Sécurité

Dans le cadre de ses services, ComptaCom accorde la plus haute importance à la sécurité et à l’intégrité des données personnelles de ses clients. Les serveurs d’hébergement sur lesquels ComptaCom traite et stocke les bases de données sont exclusivement situés au sein de l’Union Européenne (France). Si toutefois les données recueillies par ComptaCom devaient être transférées et ce, de façon tout à fait marginale, à des sous-traitants situés dans d’autres pays, ComptaCom s’assure que les garanties appropriées sont apportées pour encadrer tout transfert de données à caractère personnel.

Conformément au RGPD, ComptaCom s’engage à prendre toutes précautions utiles afin de préserver la sécurité des données et notamment de les protéger contre toute destruction accidentelle ou illicite, perte accidentelle, altération, diffusion ou accès non autorisés, ainsi que contre toute autre forme de traitement illicite ou communication à des personnes non autorisées.

A cette fin, ComptaCom met en œuvre les mesures de sécurité nécessaires pour protéger les données personnelles d’une divulgation non autorisée. Malgré tout, personne ne peut se considérer comme étant complètement à l’abri d’une attaque de pirates. C’est pourquoi dans le cas où une faille de sécurité venait à vous impacter, ComptaCom s’engage à vous en informer dès que possible et à faire ses meilleurs efforts pour prendre toutes les mesures possibles pour neutraliser l’intrusion et en minimiser les impacts.

Contactez-nous

Pour toute question relative à la présente politique de confidentialité ou pour toute demande relative à vos données personnelles, vous pouvez nous contacter en nous adressant un courrier à l’adresse suivante : ComptaCom – A l’attention du Responsable de la Protection des Données – 247 Avenue des Français Libres 53000 Laval – France ou via notre formulaire de contact : "Réclamation et notification RGPD".

Vous êtes informés que vous êtes responsable des données volontairement communiquées sur le site, notamment sous la forme de commentaires libres ou de pièces jointes. Ainsi, vous ne devez pas y inclure de données personnelles sensibles telles que : mots de passe, identifiants gouvernementaux (comme les numéros de sécurité sociale, de permis de conduire, ou les numéros d’identification de contribuable), numéros de carte de crédit ou de compte bancaire, informations médicales, informations biométriques, opinions politiques ou religieuses, orientation sexuelle, données sur des condamnations.

Vous pouvez également soumettre une réclamation auprès de la CNIL (Commission Nationale Informatique et Libertés) s’agissant du traitement de vos données personnelles. Bien que nous vous invitions à nous contacter en premier lieu, si vous souhaitez exercer ce droit, vous pouvez contacter directement l’autorité de protection des données personnelles compétente en France : https://www.cnil.fr/.